学院会议室是学院举行会议、接待宾客、举办各种活动的重要场所。为保证学院会务、对外接待及重要活动的正常开展，提高会议室的使用效率，特制定本办法。
1.学院所属会议室只供学院举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。原则上仅面向学院教职工进行教学科研活动开放，不得转借他用。
2.会议室由管理员统一管理，包括开门、保管维护室内配备的各种设施用具。
3.会议室实行预约制度。学院教职工使用会议室，一般应至少提前1天在“英国正版365官方网站智慧校园——会议助手”申请登记借用（
会议室线上预定操作流程.pdf）。在会议室安排上，本着“先约先用”的原则，若学院遇紧急事宜可优先安排使用。
4.开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，若首次使用，请提前与管理员联系，了解设备操作方法。
5.会议结束后，使用人员（部门）应进行必要的检查（检查电源，关好窗、空调，锁好门，清理会场，恢复原状），如发现设备故障要及时报至办公室225A进行维修，确保其他会议可以正常进行。
6.特别提出如下要求：使用人不得擅自借出会议室；未经学院同意，任何人不得擅自增添、更改会议室设置；损坏会议室物品、设施应予赔偿。
7.会议室使用时间原则上为周一至周五工作时间。如有特殊时间安排，请提前与会议室管理员联系。
8.如遇特殊情况，会议活动延期或取消，请及时在“英国正版365官方网站智慧校园——会议助手”中进行延期或取消操作。
9.本办法最终解释权归学院所有。